هنا

[ثامر الحيدري]

أنواع التخطيط واهدافه وفوائده ومراحله
التخطيط: التعريف، الأهمية، الأنواع، الأهداف، الخصائص، العناصر

يمكن أن يساعدك فهم ما هو التخطيط، وكيف يعمل، وسبب أهميته في تقييم الخطط التي تتعامل معها كل يوم؛ ويمكن أن يساعدك الفهم الجيد للتخطيط أيضًا في إنشاء خططك الخاصة والنجاح في أي وظيفة إدارية. وفي هذه المقالة، نوضح تعريف التخطيط، ونشرح أهمية التخطيط ونحدد أنواع التخطيط وأهداف التخطيط، وعناصر التخطيط وخصائص التخطيط.
تعريف الإدارة
الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، وذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية، مع مراعاة المؤثرات الداخلية والخارجية.
وكما اتضح من تعريف الإدارة أن هناك أربع وظائف أساسية تمارسها الإدارة ويطلق عليها العملية الإدارية ,, عناصر الإدارة) وهي التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة. ويجب ان تفكر في الوظائف الأساسية الأربع للإدارة باعتبارها المسؤوليات الأساسية الأربع التي يجب على كل قائد الوفاء بها.
ما هو التخطيط؟
التخطيط هو التحديد المسبق للأهداف ومسار العمل الذي يتعين اتخاذه لتحقيق الأهداف المحددة بفعالية وكفاءة، إنه عملية فكرية تهتم بتحديد ما يجب القيام به مسبقًا، وكيف يتم القيام به ومتى يتم القيام به، ومن سيفعله؛ فالتخطيط هو الوظيفة الأساسية للإدارة، فهو يركز على مسارات العمل المستقبلية، ويحدد الأهداف التي يجب تحقيقها في المستقبل ويختار أفضل مسار للعمل لتحقيق الأهداف المحددة؛ فالتخطيط ينطوي على العديد من الأنشطة مثل التحليل واتخاذ قرار في الأمور الفنية والمالية وأمور الموارد البشرية والعناصر الأخرى الضرورية لتنفيذ مسار العمل المحدد مسبقًا.
ولتحقيق الأهداف المخطط لها، يلزم وجود خطة فعالة؛ ويجب أن يكون جميع المديرين مخططين فعالين، ولذلك سواء كانت المنظمة التي يعمل فيها المديرين تبيع منتجات أو خدمات، أو منظمة تعمل في القطاع الخاص أو العام، أو سواء كانت منظمة تهدف إلى الربح أم لا، فكل هذا غير مهم، كل نوع من هذه الأنواع من المنظمات يحتاج إلى التخطيط.
فالتخطيط هو العملية الفكرية التي تحدد بوضوح ما يجب القيام به، ومتى وأين ولماذا يجب القيام به، وكيفية القيام به، ومن الذي يقوم به، من أجل تحقيق الأهداف المخطط لها؛ ويحدد المدير الأهداف ويتخذ الخطوات اللازمة لضمان إمكانية تحقيق هذه الأهداف بطريقة فعالة.
وبعض التعريفات الشائعة للتخطيط:

• ريكي دبليو غريفين – التخطيط هو تحديد أهداف المنظمة وتحديد أفضل السبل لتحقيقها.
• ريتشارد ستيرز – التخطيط هو العملية التي يحدد بها المديرون الأهداف ويتخذون الخطوات اللازمة لضمان تحقيق هذه الأهداف.
• ماري كولتر – التخطيط ينطوي على تحديد أهداف المنظمة، ووضع استراتيجية شاملة لتحقيق تلك الأهداف، ووضع مجموعة شاملة من الخطط لدمج وتنسيق الأعمال التنظيمية.

وبالتالي، فإن التخطيط يقرر مسبقًا ما يجب القيام به وكيف يتم القيام به لتحقيق الأهداف المرجوة؛ فالتخطيط يمكن المديرين من تحقيق أشياء عظيمة من خلال تصور مسار تحويل الفكرة إلى واقع. ومن الضروري لكل مؤسسة اغتنام الفرص التي تخلقها البيئة المتغيرة للحفاظ على نفسها في مجال الأعمال، كما أن التحطيط يساعد على مواجهة التهديدات المحتملة التي قد تنشأ في المستقبل.

أهمية التخطيط
1. يسمح لك بتحديد أهداف ذكية
تتمثل إحدى الفوائد الرئيسية للتخطيط في أنه يتيح لك ولفريقك تحديد أهداف ذكية؛ ولتحديد أهدافك، يمكنك إجراء بحث شامل عن السوق والمكانة الحالية للشركة لتحديد نقاط القوة التي يمكنك الحفاظ عليها ونقاط الضعف التي يمكنك تحسينها.
فعند تحديد أهدافك، حاول استخدام منهجية الأهداف الذكية سمارت. وحروف سمارت هي الحروف الأوَل من 5 كلمات إنكليزية هي: محدد ، وقابل للقياس، وقابل للتحقيق، و ذو صِلة، ومُقيَّد زمنياً. فتأكد من أن كل هدف تقوم بإنشائه يتضمن هذه العناصر الخمسة لمساعدتك في إنشاء أهداف من المحتمل أن تحققها أنت وفريقك، ,ولتحفيزك على مواصلة العمل نحو أهدافك المستقبلية.
2. يقلل من عدم اليقين
عندما لا يكون الموظفون متأكدين من الهدف الذي يعملون من أجل تحقيقه، فقد يواجهون صعوبة في إكمال مهامهم أو تحفيز أنفسهم؛ فإنشاء أهداف وخطة عمل يمكن للموظفين اتباعها يقلل من عدم اليقين ويساعدهم في تحديد أولويات مهامهم لتحقيق الأهداف الموضوعة. ولذلك يمكن أن يساعد التخطيط أيضًا الشركات على تقليل عدم اليقين من خلال إنشاء خطط عمل للتحديات المحتملة التي قد تواجهها الشركة؛ فعلى سبيل المثال، قد تضع الشركة خطة طوارئ للتعامل مع التحديات البيئية أو الاقتصادية، ويمكن أن يقلل هذا من المخاطر التي قد تسببها هذه التحديات ويجهز الجميع في وقت مبكر للتعامل مع هذه التحديات، والحد من التوتر.
3. يزيل الهدر
يمكن للشركة تقييم الموارد الحالية وتحديد الموارد التي قد تحتاجها في المستقبل لتقليل الهدر؛ فعلى سبيل المثال، إذا استخدمت شركة تصنيع 1000 بطارية الشهر الماضي وتخطط لإنشاء نفس الإنتاج في الشهر التالي، يمكن للإدارة طلب 1000 بطارية مرة أخرى. ويساعد التخطيط في تقليل الوقت الضائع حيث يمكن لإدارة الشركة العمل مع الموظفين لإنشاء جداول مدروسة تضمن لكل فرد عبء عمل متوازن حتي يمكن لكل فرد استخدام وقته بكفاءة.
4. يعزز الابتكار
عند الاجتماع بفريق الإدارة أو الموظفين الآخرين، يمكنك تبادل الأفكار الجديدة والتحديات المحتملة والحلول الإبداعية؛ وهذا يمكن أن يعزز الابتكار ويحفز التفكير المستقل. وقد يتمكن الموظفون الآخرون من تحديد فرص تطوير الأعمال، مثل الأسواق أو المنتجات أو الخدمات المستهدفة الجديدة.
5. يحسن اتخاذ القرار
يمكن أن يساعد التخطيط المديرين على تحسين مهارات اتخاذ القرار لديهم، ويسمح لهم التخطيط بالتركيز على هدف معين وإنشاء مسارات عمل مختلفة يمكن أن تساعد موظفيهم على تحقيق هذا الهدف.؛ ويمكن أن يساعد التخطيط أيضًا المديرين في اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن الأنشطة التي يمكن لموظفيهم إعطائها الأولوية.
6. يزيد الدافع
عندما يفهم الموظفون سبب ارتباط عملهم بنجاح الشركة، فقد يحفزهم ذلك على العمل لتحقيق الأهداف الموضوعة. ويمكن أن يساعد وجود خطة عمل يمكنهم اتباعها في إرشادهم وإبقائهم منخرطين في عملهم؛ وبالمثل، يمكن أن يكون وجود جدول زمني وموعد نهائي للالتزام به أمرًا محفزًا.
7. يساعد على نمو الأعمال
واحدة من الفوائد الرئيسية للتخطيط في الإدارة هي مساعدة الأعمال التجارية على النمو؛ ويمكن للمديرين إنشاء أهداف تساعد علي نمو الشركة، مثل أهداف زيادة المبيعات، أو اكتساب عملاء جدد، أو تقليل النفقات. ويمكن أن يساعد إنشاء الأهداف وخطط العمل بانتظام الشركات على التمتع بنمو ثابت.
8. يكسب ثقة أصحاب المصلحة
أصحاب المصلحة هم أفراد أو مجموعات مهتمة بتصرفات الشركة لأنهم يتأثرون بها؛ وهناك ستة أنواع شائعة من أصحاب المصلحة، وهم العملاء والمستثمرون والموظفون والمجتمع والموردون والحكومة. ويريد أصحاب المصلحة هؤلاء عادةً أن تنجح الشركة، وقد يكونون أكثر ثقة في الشركة عندما يكون لديها أهداف وخطط عمل مستنيرة.
9. يوفر ميزة تنافسية
قد تتمكن الشركات التي تجري أبحاث السوق لإنشاء خطط عمل مستنيرة من خلق ميزة تنافسية؛ فأبحاث السوق تسمح لتلك الشركات بتقييم نقاط القوة والضعف في الشركات المنافسة لتبادل الأفكار حول طرق الاستفادة من نقاط ضعف الشركات المنافسة. فعلى سبيل المثال، إذا لاحظت شركة مستحضرات التجميل أن منافسها لا يقدم كريم أساس بألوان داكنة، فقد تقرر الشركة تقديم ذلك المنتج وجذب الجمهور المستهدف إلى عملاء جدد.
أنواع التخطيط
قد تستخدم الشركات أنواعًا مختلفة من التخطيط، بناءً على مشاريعها وموظفيها وثقافة الشركة؛ ويمكن أن تساعد تجربة أنواع التخطيط الشركات في العثور على النهج الصحيح لاحتياجاتهم. وغالبًا ما يشتمل تخطيط الشركات على مجموعة من أنواع التخطيط المختلفة؛ وفيما يلي أكثر أنواع التخطيط شيوعًا:
1. التخطيط الرسمي Formal planning
ينشئ التخطيط الرسمي خططًا تفصيلية معترف بها رسميًا؛ ويكتب المدير أو الموظف المفوض الخطة الرسمية بمجرد إنشائها أو الاتفاق عليها. وغالبًا ما تعمل المشاريع الكبيرة والمعقدة بسلاسة أكبر مع التخطيط الرسمي حيث إنها تضع توقعات واضحة؛ ويمكن لأعضاء الفريق الرجوع إلى الخطة المكتوبة في أي وقت لتوضيح ما هو متوقع منهم.
2. التخطيط غير الرسمي Informal planning
التخطيط غير الرسمي هو نهج أكثر هدوء للتخطيط، وقد يحدث هذا النوع من التخطيط أثناء جلسات المناقشة؛ ويمكن أن يكون أيضًا التخطيط غير الرسمي عملية ذهنية يقوم بها المدير قبل بدء المشاريع، وقد يخبر المديرون الموظفين بالخطة بأكملها أو فقط الأجزاء ذات الصلة بهم، ويمكن للموظفين تدوين ملاحظات يمكنهم الرجوع إليها. ويميل التخطيط غير الرسمي إلى العمل بشكل أفضل مع المشاريع البسيطة ذات الأطر الزمنية القصيرة.
3. التخطيط قصير المدى Short-term planning
يتضمن التخطيط قصير المدى وضع خطط للمستقبل القريب؛ وعادة ما يركز التخطيط قصير الأجل على الخطط للعامين المقبلين أو أقل، وتتضمن هذه الخطط استخدام الموارد الحالية للشركة للتأثير على عملياتها التشغيلية الحالية. ويعد التخطيط لكيفية تدريب عدد جديد من الموظفين مثالاً على التخطيط قصير المدى؛ ونظرًا لأن الشركات تتأثر بسرعة بالتخطيط قصير المدى، فمن السهل تقييم نجاحها.
4. التخطيط على المدى المتوسط Medium-term planning
يتضمن التخطيط متوسط ​​المدى وضع خطط لمستقبل الشركة على المدى المتوسط، وعادة ما يكون التخطيط متوسط ​​المدى هو وضع الخطط لما قد يحدث في السنتين إلى الخمس سنوات القادمة؛ وغالبًا ما تتضمن الخطط استخدام الموارد التي تنوي الشركة امتلاكها في المستقبل. ويعد وضع خطط لشراء مواد جديدة أو تغيير طرق الإنتاج هي بعض الأمثلة على الخطط متوسطة الأجل.
5. التخطيط على المدى الطويل Long-term planning
يتضمن التخطيط طويل الأجل وضع خطط لمستقبل الشركة على المدى الطويل، وعادة ما تضع الشركات خططًا طويلة الأجل لمدة خمس إلى 15 عامًا في المستقبل؛ ويعد تخصيص الموارد على المدى الطويل و استراتيجيات الميزة التكنولوجية والسوقية من السمات الشائعة للتخطيط طويل الأجل. ويمنح التخطيط طويل المدى الشركات متسعًا من الوقت لوضع الخطط في مكانها الصحيح، وقد تقوم الشركات بمراجعة خططها طويلة الأجل بشكل دوري لتعكس التغييرات في الأعمال التجارية (البيزنس) والصناعة.
6. تخطيط استراتيجي Strategic planning
يتضمن التخطيط الاستراتيجي تحديد الأهداف والسياسات والاستراتيجيات لتحقيق الخطط، وهذا النوع من التخطيط يعطي الشركة اتجاهًا للمستقبل؛ ويتولى الفريق التنفيذي التخطيط الاستراتيجي داخل الشركة، فهم يدرسون وضع الشركة في السوق وإمكانياتها المستقبلية، فإذا حددوا نقاط الضعف أو المشكلات التي قد تؤثر على قدرة الشركة على تحقيق الأهداف، فإنهم يضعون استراتيجيات لمعالجة مخاوفهم. وعادة ما يكون التخطيط الاستراتيجي تخطيطًا متوسط ​​المدى أو طويل الأجل.
7. التخطيط التشغيلي Operational planning
يتضمن التخطيط التشغيلي وضع خطط للمستقبل القريب للشركة؛ وتقوم الإدارة الدنيا، مثل مشرفي الوحدات ورؤساء العمال، بإنشاء خطط تشغيلية. وتغطي هذه الخطط فترات قصيرة تبدأ في الوقت الحاضر وتمتد من أسبوع إلى عام واحد؛ والخطط التشغيلية هي الأكثر تحديدًا، حيث تشرح كيفية إكمال المهام بكفاءة، فهي تحافظ على سير الأعمال بسلاسة؛ وغالبًا ما تقسم الشركات الخطط التشغيلية إلى مجالات عمل وظيفية، مثل الخطط التشغيلية لقسم التمويل والتسويق والإنتاج.
8. الخطط الدائمة Standing plans
تقوم الشركات بتصميم خطط دائمة لاستخدامات متعددة؛ فعلى سبيل المثال، قد يكون لدى إحدى شركات الأزياء خطة دائمة لإنشاء منتجات ملابس جديدة؛ وفي حين أن الملابس يوحد بينها اختلافات، فقد تتخذ الشركة نفس نهج تصميم وتسليم الملابس باستمرار. والخطط الدائمة تتضمن عادة الأهداف والسياسات والأساليب والإجراءات والمبادئ التوجيهية والاستراتيجيات؛ ونظرًا لأن الخطط الدائمة قابلة لإعادة الاستخدام، فإن إنشائها يساعد المديرين التنفيذيين على توفير الوقت. وتسمى الخطط الدائمة أحيانًا الخطط الروتينية.
9. خطط الاستخدام الواحد Single-use plans
كما يوحي اسمها، تناسب خطط الاستخدام الواحد مشروعًا محددًا، وهي ترسم مسار العمل الذي يمكن للموظفين اتخاذه لتحقيق هدف معين؛ وكما أن خطط الاستخدام الواحد توضح برنامج الأنشطة وجدولا زمنيا للأنشطة والميزانيات والمشاريع التي تغطيها الخطة؛ وبمجرد أن يصل الموظفون إلى الهدف النهائي، يتم التخلص من الخطة. وأحيانًا ما يسمى إنشاء خطط للاستخدام الواحد بالتخطيط المحدد .
أهداف التخطيط
1. تقليل عدم اليقين
المستقبل غير مؤكد، والتخطيط قد يحول عدم اليقين إلى يقين؛ او قد يقلل من عدم اليقين.
2. جلب التعاون والتنسيق
التخطيط يمكن أن يجلب التعاون والتنسيق بين مختلف قطاعات المنظمة؛ فيمكن عن طريق التخطيط تجنب الخصومات والصراعات بين الأقسام.
3. أفضل استخدام للموارد
التخطيط لاختيار أفضل بديل من بين البدائل المختلفة سيؤدي إلى أفضل استخدام للموارد المختلفة سواء كانت مادية او مالية او بشرية، وبالتالي ستتحقق أهداف المنظمة بسهولة.
4. توقع الاحتمالات غير المتوقعة
بعض الأحداث لا يمكن التنبؤ بها. ويطلق علي هذه الأحداث مصطلح الحالات الطارئة. وقد تؤثر هذه الأحداث على الأداء السلس للمنظمة.
5. تحقيق الأهداف المحددة مسبقًا
تهدف أنشطة التخطيط إلى تحقيق أهداف الشركات، و تحقيق الأهداف في الوقت المناسب لا يمكن تحقيقه إلا بالتخطيط الفعال.
6. تقليل المنافسة
وجود المنافسة يمكّن الشركات من الحصول على الفرصة لكي تتطور للأفضل؛ وفي الوقت نفسه، يجب علي الشركات تجنب المنافسة الشديدة. ومن الممكن، الحد من المنافسة من خلال التخطيط.
خصائص التخطيط
1. وظيفة إدارية
التخطيط هو الوظيفة الإدارية الأولى والأهم التي توفر الأساس للوظائف الأخرى للإدارة، وهذه الوظائف الأخري للإدارة هي التنظيم والتوجيه والرقابة، والتي يتم تنفيذها داخل محيط الخطط الموضوعة.
2. موجه نحو الهدف
والتخطيط يركز على تحديد أهداف المنظمة، وتحديد مسارات العمل البديلة وتقرير خطة العمل المناسبة، والتي سيتم اتخاذها لتحقيق الأهداف.
3. منتشر
منتشر بمعنى أنه موجود في جميع القطاعات وجميع مستويات الإدارة، ونطاق التخطيط يختلف باختلاف المستويات والأقسام.
4. عملية مستمرة
التخطيط عملية مستمرة تستمر ما دامت المنظمة موجودة؛ وبسبب سياقات العمل المتغيرة باستمرار، فهو عملية لا تنتهي أبدًا. فعندما يتم تحقيق هدف تنظيمي، يتم وضع خطة جديدة لتلبية الأهداف المستقبلية للمنظمة؛ ووفقًا للمناخ المتغير، ستتغير بيئة الأعمال. ونتيجة لذلك، يجب تحديث الخطط من أجل الاستجابة لبيئة الأعمال المتغيرة.
5. عملية فكرية
التخطيط هو عملية فكرية، فهو يتطلب الإبداع والتدبر والمعرفة والحكم الموضوعي؛ فقبل تشكيل خطة، يجب على المدير النظر في العديد من مسارات العمل البديلة وآثارها. ولتحقيق الأهداف التنظيمية بفعالية، يجب على المدير اختيار المسار الأمثل للعمل؛ فمن أجل بناء خطة ناجحة، يجب أن يكون من ذوي الخبرة والذكاء من أجل اختيار البديل الأفضل.
6. عملية مستقبلية
نحن نقوم بالتخطيط للمستقبل فلا يتم التخطيط ابدًا للماضي، ومن هنا يطلق على التخطيط بأنه عملية مستقبلية؛ فالتحطيط يشمل النظر إلى المستقبل، لتحليله والتنبؤ به حتى تتمكن المنظمة من مواجهة التحديات المستقبلية بفعالية.
7. عملية مهمة لصنع القرار
يتم وضع عدة مسارات عمل بديلة ممكنة لكي يتم تحقيق الأهداف الموضوعة، ثم يتم تقييم تلك المسارات واختيار المسار الأفضل، والمسار الأفضل بين جميع المسارات هو الذي يحقق أقل عدد من النتائج السلبية وأعلى عدد من النتائج الإيجابية.
عناصر التخطيط
فيما يلي الأجزاء المشتركة لعملية التخطيط الشامل:
1. التنبؤ
التنبؤ هو توقع ما قد يحدث في المستقبل. ويساعد التنبؤ بالظروف المستقبلية الموظفين على تحديد المخاطر المحتملة ووضع خطط لتقليل تأثيرها؛ كما أنه يساعد الموظفين على الاستفادة من الظروف المواتية. ويساعد التنبؤ على تقليل عدم اليقين للموظفين حتى يتمكنوا من العمل بكفاءة أكبر.
2. تحديد الأهداف
يساعد تحديد الأهداف الموظفين على فهم ما يريدون تحقيقه، وأفضل الأهداف هي الأهداف الواقعية والمحددة؛ فعندما يفهم الموظفين الأهداف، يكون للأنشطة التي يؤدونها غاية أكبر. ويساعد توصيل الأهداف بوضوح الموظفين على الشعور بالتحفيز والمشاركة.
3. تحديد السياسات
إن تحديد السياسات يمنح الأشخاص المشاركين في سن الخطة دليلا عاما لاتخاذ القرارات والتصرف بناء عليها، والسياسات تنظم كامل الفترة التي تكون فيها الخطة قائمة؛ ويعد استخدام التواصل الواضح أمرا مهما لضمان فهم كل من يستخدم السياسات لها.
4. تطوير البرامج
البرامج هي مسارات العمل التي يتخذها الموظفون لتحقيق الأهداف؛ وتوضح البرامج المطورة جيدًا تسلسل الأحداث بالترتيب، والذي يمكن أن يساعد الفريق على النجاح. ويمكن للموظفين الاستمرار في التركيز عندما يفهمون ما يجب عليهم فعله ومتى يفعلون ذلك.
5. ابتكار الاستراتيجيات
الاستراتيجيات هي خطط عامة عالية المستوى تحدد كيف يمكن للشركة أن تكتسب ميزة تنافسية، ويمكن أن تساعد الاستراتيجيات الشركات على تحقيق النجاح في سوق معين أو مع منتج أو خدمة معينة؛ ويمكن أن يساعد إنشاء استراتيجيات فعالة الشركة على تحقيق أهدافها.
6. الجدولة
تتضمن الجدولة تحديد أوقات للإجراءات الواردة في الخطة، والجدولة الواضحة تساعد الموظفين على فهم الموعد النهائي للتسليم؛ وتعمل الخطة الجيدة أيضًا على جدولة الاجتماعات المرحلية والمواعيد النهائية لتسليم المكونات لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح.
7. تحديد الإجراءات
الإجراءات هي مبادئ توجيهية للخطوات المستقبلية؛ وتحديد الإجراءات يساعد الموظفين على أداء المهام بأفضل طريقة وعلي تسلسل للأعمال؛ وتحدد الإجراءات الخطوط العريضة للمهام الشائعة في العمل.
8. وضع القواعد
القواعد تحدد توقعات الشركة من الموظفين، فالقواعد الواضحة تساعد الموظفين على الوفاء بالمتطلبات وتجنب السلوكيات الإشكالية؛ وغالبًا ما تكون القواعد هي أبسط نوع من الخطط. بينما قد يقوم المديرون بتعديلها بمرور الوقت، إلا أنها عادة ما تكون متسقة إلى حد ما على مدار عمر الشركة.
9. الموازنة
الموازنة تخصص الموارد للخطة، والموازنات غالبا ما تكون مالية؛ وقد تحدد أيضًا الموزانة بنود أخرى تقاس بالأرقام، مثل عدد ساعات العمل أو عدد ساعات تشغيل الماكينة أو عدد الوحدات من المنتجات التي تتطلبها الخطة. وتساعد الموازنة الواضحة الشركات على إدارة مواردها بمرور الوقت عن طريق تقليل الهدر والعجز.
من الذي يمارس وظيفة التخطيط
جميع المديرين يقومون بمزاولة وظيفة التخطيط سواء كان هؤلاء المديرون على مستوى الإدارة العليا أو مستوى الإدارة الوسطى أو مستوى الإدارة المباشرة، ولكن هناك اختلافاً في الممارسة أو التعامل مع وظيفة التخطيط.
مراحل التخطيط – خطوات التخطيط الأساسية الستة لنجاح أي خطة
في معظم المنظمات مراحل التخطيط او ما تعرف بـ خطوات التخطيط هي نفسها لا تتغير، ولذلك في هذه المقالة سنوضح مراحل التخطيط الأساسية الستة اللازمة لنجاح أي خطة.
تعريف الإدارة
الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، وذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية، مع مراعاة المؤثرات الداخلية والخارجية.
وظائف الإدارة
وكما اتضح من تعريف الإدارة أن هناك أربع وظائف أساسية تمارسها الإدارة ويطلق عليها العملية الإدارية (عناصر الإدارة) وهي التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة. ويجب ان تفكر في الوظائف الأساسية الأربع للإدارة باعتبارها المسؤوليات الأساسية الأربع التي يجب على كل قائد الوفاء بها.
ما هو التخطيط؟
التخطيط هو التحديد المسبق للأهداف ومسار العمل الذي يتعين اتخاذه لتحقيق الأهداف المحددة بفعالية وكفاءة، إنه عملية فكرية تهتم بتحديد ما يجب القيام به مسبقًا، وكيف يتم القيام به ومتى يتم القيام به، ومن سيفعله؛ فالتخطيط هو الوظيفة الأساسية للإدارة، فهو يركز على مسارات العمل المستقبلية، ويحدد الأهداف التي يجب تحقيقها في المستقبل ويختار أفضل مسار للعمل لتحقيق الأهداف المحددة؛ فالتخطيط ينطوي على العديد من الأنشطة مثل التحليل واتخاذ قرار في الأمور الفنية والمالية وأمور الموارد البشرية والعناصر الأخرى الضرورية لتنفيذ مسار العمل المحدد مسبقًا.
ولتحقيق الأهداف المخطط لها، يلزم وجود خطة فعالة؛ ويجب أن يكون جميع المديرين مخططين فعالين، ولذلك سواء كانت المنظمة التي يعمل فيها المديرين تبيع منتجات أو خدمات، أو منظمة تعمل في القطاع الخاص أو العام، أو سواء كانت منظمة تهدف إلى الربح أم لا، فكل هذا غير مهم، كل نوع من هذه الأنواع من المنظمات يحتاج إلى التخطيط.
فالتخطيط هو العملية الفكرية التي تحدد بوضوح ما يجب القيام به، ومتى وأين ولماذا يجب القيام به، وكيفية القيام به، ومن الذي يقوم به، من أجل تحقيق الأهداف المخطط لها؛ ويحدد المدير الأهداف ويتخذ الخطوات اللازمة لضمان إمكانية تحقيق هذه الأهداف بطريقة فعالة.
مراحل التخطيط
يمكن حصر مراحل التخطيط في المراحل الستة الآتية:-
1. تحديد الأهداف
من الطبيعي أن تكون أول مرحلة من مراحل التخطيط (خطوات التخطيط) هي تحديد الأهداف، حيث أن الأهداف هي التي تتوجه إليها الجهود وتخصص لها الموارد؛ ويتم استنباط أهداف المنظمة من أغراضها وكذلك من رسالتها والمقصود برسالة المنظمة مجموعة من الجمل والعبارات التي تبين أسباب وجودها. وطبيعي أن تختلف أهداف المنظمة، كما أن أهداف نفس المنظمة قد تختلف حسب الظروف الاقتصادية السائدة.
ففي أوقات الرخاء الاقتصادي يكون الهدف الرئيسي للمنظمة هو تحقيق النمو، أما في أوقات الركود والكساد فتصبح أهداف المنظمة هي تحقيق البقاء وأيضاً تختلف أهداف المنظمة باختلاف اتجاهات وفلسفة طبقة المديرين، فهناك بعض المديرين الذين لديهم درجة عالية من المخاطرة، وهؤلاء المديرون يرغبون في تحقيق مركز القيادة في السوق، بينما في حالة المديرين الذين ليست لديهم القدرة على تحمل المخاطرة فإنهم يفضلون أن يكونوا في مركز التبعية في السوق .
مجالات الأهداف
هناك على الأقل ثمانية مجالات للأهداف:-

1. أهداف تسويقية.
2. أهداف التطوير والتجديد.
3. أهداف إنتاجية.
4. أهداف تمويلية.
5. أهداف تتعلق بالربحية.
6. أهداف تتعلق بأداء المديرين.
7. أهداف تتعلق بأداء العمال واتجاهاتهم.
8. أهداف تتعلق بالمسؤوليات الاجتماعية للمنظمة.

وفيما يلي تفصيل بعض هذه الأهداف :
أ. أهداف الربحية

1. نسبة الربح للمبيعات.
2. نسبة الربح إلى إجمالي الأصول.
3. نسبة الربح إلى قيمة رأس المال.

ب. أهداف التسويق

1. الحصة السوقية.
2. حجم المبيعات.
3. عدد المنتجات الجديدة

ج. أهداف الإنتاجية

1. نسبة المخرجات إلى المدخلات.
2. نسبة القيمة المضافة إلى المبيعات.
3. نسبة القيمة المضافة إلى صافي الربح.

د. الأهداف المالية

1. نسبة التداول.
2. معدل دوران رأس المال.
3. نسبة السيولة السريعة.
4. نسبة الديون إلى حقوق الملكية.
5. معدل دوران أوراق القبض.
6. معدل دوران المخزون السلعي.

ويمكن النظر إلى الأهداف حسب المستوى الإداري الذي يقوم بتحديدها فيما يلي أمثلة لذلك:-

المستوى الإداري	الأهداف
الإدارة العليا	تحقيق 10 %عائد على الاستثمار ، تقديم أعلى خدمة طبية للمجتمع.
الإدارة الوسطى	إنتاج أعلى جودة ممكنة بأقل تكلفة
الإدارة المباشرة	تقليل معدل دوران العمل بمقدار 10%

الأهداف المتعارضة
وقد يكون للمنظمة أكثر من هدف في نفس الوقت، لذا يتطلب ترتيب هذه الأهداف حسب الأولوية ، وكذلك قد يكون هناك تعارض بين الأهداف لذا يجب على الإدارة أن تقوم باختيار الأهداف الأكثر ملاءمة للظروف والإمكانيات الداخلية للمنظمة.
وهنا أمثلة لهذه الأهداف المتعارضة:-

1. تحقيق أرباح في الأجل القصير أو تحقيق معدلات نمو في الأجل الطويل.
2. تحقيق هامش ربح مرتفع أو تحقيق مركز تنافسي قوي.
3. التوسع في المبيعات أو التركيز على تنمية السوق.
4. التغلغل في الأسواق الحالية أو تنمية وفتح أسواق جديدة.
5. تحقيق معدلات نمو في ميادين الأعمال الحالية أو تحقيق معدلات نمو في ميادين أعمال جديدة.
6. تحقيق أرباح مرتفعة أو تحقيق أهداف اجتماعية.
7. النمو أو تحقيق الاستقرار .
8. العمل في ميادين أعمال ذات مخاطرة عالية أو العمل في ميادين أعمال لا توجد فيها أية مخاطرة.

شروط يجب أن تتوافر في الأهداف
وأخيرا يجب أن يتوافر في الهدف بعض الشروط ليكون مفيداً للتخطيط والرقابة :-

1. أن يكون الهدف واقعياً أي يكون نابعاً من إمكانيات وظروف المنظمة.
2. أن يكون الهدف قابلاً للتحقيق حيث أنه ليس من المفيد تحديد أهداف مغالي فيها ولا يوجد لدى المنشأة الإمكانيات المطلوبة لتحقيقه أو أن الهدف ليس له أهمية أو لا تقابله فرصة في السوق.

2. تحليل وتقييم الظروف البيئية
تتضمن المرحلة الثانية من مراحل التخطيط سواء كانت الاقتصادية، الاجتماعية، السياسية، القانونية، الفنية، الثقافية، …. الخ وتحديد الظروف التي تؤثر في تحقيق الأهداف بالسلب وتلك التي تؤثر بالإيجاب؛ وفي هذه المرحلة يتم تحديد الفرص التي يكمن استخلاصها من الظروف البيئية وأيضاً تحديد التهديدات والمعوقات التي تفرضها الظروف البيئية سواء كانت المحلية، القومية، الدولية.
وبعد ذلك يتم تحليل ظروف المنظمة الداخلية متمثلة في إمكانيات وسياسات وقدرات المنظمة في مجال الإنتاج، التسويق، التمويل، الأفراد …. الخ، ومن هذا التحليل يمكن تحديد عناصر القوة والضعف .
كما يلى:

بيئة المنظمة الخارجية	إمكانيات المنظمة الداخلية
فرص تهديدات	نقاط قوة نقاط ضعف

ثم تبدأ الإدارة في تحديد الاستراتيجية التي تمكن من الاستفادة من الفرص البيئية وكذلك التغلب على التهديدات البيئية.
3. تحديد البدائل
المرحلة الثالثة من مراحل التخطيط (خطوات التخطيط) هي تحديد البدائل، والمقصود بذلك تحديد الطرق الممكن اتباعها لتحقيق الأهداف، وكلما كان لدى الإدارة عدد كبير من البدائل كلما دل ذلك على جودة التخطيط وجودة التفكير الخلاق لدى المدير؛ وتعد مرحلة حصر البدائل من الأهمية بمكان حيث عدم أدائها بشكل جيد قد يؤدي إلي تجاهل بعض البدائل –التي لم يتم حصرها– ويثبت أن هذه كانت هي أفضل البدائل. وتعتمد هذه المرحلة على أن تحقيق الهدف يمكن أن يتم بعدة طرق، فمثلاً إذا كانت المنظمة تهدف أن يكون لديها أكفأ المعدات فهذا يتحقق عن طريق :

1. شراء أكفأ آلات في السوق.
2. تأجير أكفأ آلات في السوق.
3. الشراء التأجيري للآلات.

كل من هذه الطرق يحقق الهدف . . ولكن المطلوب هو تحديد أفضل هذه الطرق؟.
4. تـقـييـــم البـدائـــــــل
ولتحديد أفضل الطرق يتطلب الأمر تحديد المزايا والعيوب لكل بديل، وتحديد المنافع والتكاليف لكل بديل، ويتطلب الأمر تحديد مجموعة العوامل التي بناء عليها يتم تقييم البدائل في شكل عوامل مالية، عوامل خاصة بالقوة العاملة، عوامل خاصة بالمسؤولية الاجتماعية للمنظمة وهكذا.
5. اختيار البديل الأمثل
في المرحلة الخامسة من مراحل التخطيط (خطوات التخطيط)يتم اختيار البديل الذي يحمل المنظمة أقل أعباء و تكاليف ومشكلات ويحقق أعلى وفورات ممكنة، وفي حالة عدم وجود بديل أمثل يمكن عمل توليفة من عدة بدائل لاستنباط البديل الأمثل.
6. تقييم النتائج والتعديل
بعد أن يتاح تطبيق البديل الأمثل فإنه يتم جمع بيانات عن مدى تحقيق هذا البديل للأهداف المحددة وعما إذا كان الأمر يتطلب إجراء بعض التعديلات فيه حتى يمكن التغلب على المشكلات التي صاحبت تطبيق هذا البديل.

[الرجل حكيم]

شكرا على النشر